Getting Things Done – lecții învățate

In vară a avut loc la București Forumul European de Metode Educative, un eveniment al Regiunii Europene Scout a cărui gazdă au fost cercetașii din România.

Profitând de contextul oferit de acest eveniment, care se bucură de participarea oamenilor care lucrează pe metode educative cu precădere în Europa și a tot felul de oaspeți de seamă, ne-am gândit (Ela a venit cu ideea la o întâlnire de Consiliu Director) că ar fi fain să facem și un soi de TEDx cercetășesc la care să-i invităm pe oamenii faini care au venit să vorbească și la forum să vorbească și pentru tinerii (și mai ales cercetașii) interesați.

Și cum „nicio faptă bună nu rămâne nepedepsită”, când s-au pus lucrurile în mișcare am primit o invitație de la Ștefania, care a coordonat acest minunat proiect, să vorbesc și eu pe scena evenimentului, care între timp a primit și un nume, Getting things Done – ideas for the next 100.

M-am tot gândit despre ce să vorbesc, chiar până în ultimul moment, și am decis într-un final să încerc să fac o lista de lecții pe care le-am învățat pe pielea mea încercând să „get things done”, în speranța că lecțiile învățate de mine pot duce la accelerarea învățării / trăirii propriilor lecții. Și mi-am propus să reiau aici, cu același scop :D

Nu sunt niște lucruri noi, nici nu e vorba despre o lista exhaustivă – ci mai repede câteva gânduri la care poate-ar merita reflectat în efortul nostru de a face o lume mai bună. Nu le susțin ca adevăruri absolute, ci mai repede ca reflecții personale pe subiectul ăsta.

Later edit: am scris 80% din articolul ăsta în iunie, și am reușit să-l termin doar acum, la luni distanță – gettings things done is one thing, getting things done on time is a whole different ballgame!

Nu există o rețetă corectă; nici una fixă pe viață

Când este vorba despre cum ne organizăm timpul și viața pentru a putea realiza ce ne propunem, fiecare dintre noi are propriul nostru model. Nu există o rețetă pe care cineva să ți-o vândă și magic, dintr-o dată, ziua ta are 30 de ore și tu nu mai ai nevoie de somn …

Tot în ideea asta, fiecare provocare nouă s-ar putea să necesite o schimbare de perspectivă și asupra modului în care îți așezi programul și prioritățile – de aceea, chiar dacă descoperi o soluție echilibrată la un moment dat, ea s-ar putea să nu ți se mai aplice mai departe.

Când mi-am schimbat job-ul, când am preluat o nouă poziție la cercetași sau când m-am mutat a trebuit să îmi regândesc modul în care-mi organizez ziua și activitățile.

GTD e ca un mușchi

Dacă nu-l folosești, mușchiul se atrofiază. Și dacă-l antrenezi cu grijă, poate performa la maximul potențialului lui.

Organizarea personală în vederea getting things done arată cam la fel – dacă o practici continuu, fără să faci pauze, fără să trișezi, îți poate deveni un instrument care să-ți definească viața personală, profesională, cercetășească.

Determinarea propriului model de getting things done este o acțiune de lungă durată, care ca și în cazul unui mușchi necesită efort, răbdare și câteteodată e un proces de-a dreptul dureros – dar odată ce l-ai obținut și știi că se poate, you’re never gonna stop getting things done (spre exasperarea celorlalți, care-ar vrea să mai iei și-o pauză :) )

Gestiunea timpului implică un sistem de suport (Rutina-i moartea pasiunii, dar îți simplifică viața)

Multă lume vorbește despre time-management, în special în ce înseamnă business, planificare și prioritizare – este un aspect esențial care te ajută să împlinești ce ți-ai propus și să-ți construiești proiectele așa cum vrei.

Despre ce nu se (prea) vorbește este că degeaba ți-ai făcut mega prezentarea pentru întâlnirea de dimineață dacă nu ai haine spălate, nu ai bani scoși pentru taxi sau nu îți mai merge Internet-ul pentru că ai uitat să-ți plătești factura.

Ce încerc să spun este că nu doar task-urile „mari” contează – și în timp ce orice proiect îți aduce ceva nou în viață, de multe ori o formă de rutină ajută să păstrezi lucrurile sub control (plătești facturile în fiecare lună pe 1 a lunii, ai un minim de cash în buzunar, îți stabilești niște zile în care speli haine)

Sunt doar 24 de ore într-o zi

O realitate greu de acceptat care ne încurcă tot timpul. Am contemplat la un moment dat ideea de a mă muta mai sus de Cercul Polar, înțeleg că acolo sunt zile care țin 6 luni :)

Timpul este o resursă limitată și ce se poate realiza în cele 24 de ore va avea întotdeauna limite. O asumarea realistă a acestei limitări ajută deseori la o mai buna și mai pragmatică planificare a ce ne propunem să facem – atâta vreme cât întotdeauna planificăm mai multe decât putem face, există riscul permanent de dezamăgire.

Există lucruri de făcut când ești odihnit; există și lucruri care se pot face când nu ești

O altă realitate este că dacă jonglezi cu mai multe job-uri, proiecte sau responsabilități, nu doar că e ziua scurtă, dar sunt (multe?) lucruri care necesită o minte odihnită.

Eu prefer în general activitățile care necesită muncă creativă să le fac atunci când sunt (mai) odihnit și / sau am mai mult timp într-o singură bucată – dar sunt și lucruri pe care le pot face când nu sunt tocmai cu mintea limpede – spre exemplu, treburi administrative, spălat haine, citit știri, orice task care necesita o formă repetitivă / mecanică de acțiune, corespondența ușoară, lucruri de felul ăsta.

Există o limită la lucrurile pe care le poți face bazându-te doar pe tine

Orice-am face, suntem limitați la un număr maxim de ore disponibile într-o zi, de limitarea enervantă de a putea fi într-un singur loc la un moment dat, și de propria noastră imaginație. În timp ce o doză serioasă de încredere în sine este importantă în aproape orice domeniu de activitate, dacă ne limităm DOAR la ce putem face singuri, șansele-s bune să nu putem ajunge prea departe.

Lucrând cu voluntari, care, în mod natural, au și alte priorități decât voluntariatul pentru cauza pe care o susții, câteodată ajungi într-un punct în care mai bine faci tu decât să te mai bazezi pe X. Cred că toți oamenii care au condus voluntari au trecut prin faza asta la un moment dat – dar realist, este o idee perdantă pe termen lung, întotdeauna.

Ideea fundamentală aici este că pentru a putea face lucruri cu adevărat mărețe avem nevoie să îi co-optăm și pe alții în acțiunea noastră, și să direcționăm o parte din încrederea în sine de care vorbeam mai sus în încrederea în partenerii noștri, de orice natură ar fi ei.

E important să ai o listă; e și mai important să o și folosești

Oh, minunata listă de lucruri de făcut (To Do)! Sunt așa de multe aplicații azi pentru lista asta încât e folosită ca proiect de învățare în tot felul de tutoriale de învățarea.

Când lucrezi pe multe fronturi, e foarte foarte ușor să pierzi din vedere lucruri care le ai de făcut – fiecare dintre noi avem un număr maxim de lucruri pe care le putem urmări în concomitent.

De aceea, pentru mine s-a dovedit foarte important să am o listă. Am trecut prin multe iterații de cum păstraz lista respectivă – un A4 împărțit pe job-urile momentului, ceva aplicație de linux, ceva aplicații online, înapoi la pen & paper. Într-un final, m-am oprit la un fișier text cu câte un task pe fiecare linie, și cu un [ ] la începutul liniei care devenea [ x ] de îndată ce terminam task-ul.

Acum folosesc o variantă vizual mai arătoasă a aceluiași sistem (un task pe linie, o bifă la început).

Mi-a luat mult să învăț că lista de task-uri nu este doar suportul în care îți notezi lucrurile pe care ți le amintești la un moment dat că le ai de făcut.

Pentru a avea sens și efect, lista de task-uri trebuie să vină la pachet cu o serie de comportamente – spre exemplu, verificarea ei periodică (măcar o dată pe zi), dar și notarea consecventă a tuturor task-urilor în ea.

E util să știi de ce faci ce faci

Mai ales atunci când faci multe lucruri deodată, sau faci lucruri care te pun constant sub tot felul de presiuni, când deciziile pe care trebuie să le iei sunt dificile, nepopulare și vor atrage, inevitabil, și critici, nu doar laude, e util să-ți fie clară motivația ta pentru a fi în acțiunea respectivă.

Nu e necesar ca ea să fie pură, nici măcar să fie ceva ce ești confortabil să împărtășești cu altcineva. Dar e important să fii sincer cu tine însuți pe subiectul ăsta.

Nu am un exemplu generic fantastic pentru asta. Într-o situație de voluntariat de lungă durată, mai ales la tineri care sunt într-o fază de maturizare, motivația internă se poate schimba de mai multe ori pe parcursul anilor. Spre exemplu, alegerea mea de a-mi pune o bună parte din resursele personale în slujba cercetășiei mi-o motivez (mie însumi) prin convingerea mea că cercetășia poate avea puterea transformării în bine a societății noastre.

Așa că atunci când intervine extenuarea sau frustrarea nu mă mai întreb „de ce fac asta?” – pentru că am avut la rece această discuție cu mine însumi și știu deja răspunsul :)

Rezultatele sunt importante. Dar modul în care ajungi la ele îți definește viața

Ne propunem lucruri și muncim pentru a le obține. Indiferent de context, că-i vorba de voluntariat sau de alte situații, rezultatele sunt importante – ne punem mintea, capul, banii la bătaie pentru a le obține și scopul este cel care ne dă direcție, ne concentrează eforturile, ne ajută să-i atragem pe alții în acțiunile noastre și să-i motivăm.

Dar chiar dacă istoria ne va ține minte în primul rând pentru rezultatele noastre, viața noastră este practic suma acțiunilor pe care le întreprindem pentru obținerea rezultatelor respective.

N-am nicio judecată sau idee despre cum ar trebui să fie aceste acțiuni – fiecare și le alege pe-ale lui. Dar știu că, spre exemplu, dacă alegi să te concentrezi atât de mult pe un rezultat încât să ignori relațiile cu alții, te lovești de limitarea de mai sus (cu ce poți realiza singur).

Cred că viața trebuie să fie faină, plină, colorată și cât mai puțin monotonă – de aceea am ajuns cumva la un soi de echilibru în care, deși investesc foarte mult timp în rezultatele pe care mi le doresc, acțiunile mele îmi asigură și un pic din lucrurile care-mi fac viața așa.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.