Ne este evident că tehnica (sau tehonologia, dacă vreți) poate avea o contribuție semnificativă în îmbunătățirea calității vieții noastre – cel puțin pentru mine acesta a fost unul din motive pentru care am și ales să îmi clădesc o carieră în dezvoltarea de sisteme și aplicații care să strunească puterea tehnologiei din jurul nostru pentru a fi mai buni, mai eficienți, mai fericiți și să avem mai mult timp pentru ce contează cu adevărat.
Cercetășia, cu echipele ei (foarte) distribuite geografic, cu bugete minime, cu o echipă de voluntari în permanență creștere și schimbare – poate beneficia foarte mult de uneltele care le avem la dispoziție pentru tot felul de sarcini. În ultimii ani, spre exemplu, folosim tot mai frecvent Google Docs pentru a colabora la documente – documente care prind viață în ore, nu în zile, și procesul de integrare a propunerilor / comentariilor colegilor noștri este mult mai rapid și mai vizibil. Folosim Facebook (mai bine sau mai puțin bine) pentru a ne promova ideile, valorile și acțiunile – și astea sunt doar două dintre exemplele mari.
Articolul ăsta este despre două aplicații pe care le văd utile pentru cercetași. Nu am nicio afiliere cu niciuna din companiile care le produc, sunt doar un utilizator mulțumit al lor și vi le propun în speranța că vă vor ajuta și pe voi :) . Prima este o aplicație care poate să contribuie la organizarea, monitorizarea și colaborarea pentru sarcinile pe care le aveți de făcut – de la implementarea unui proiect de orice dimensiune, la gestiunea Centrului Local, și se numește Trello. A doua ajută la împărțirea costurilor într-un grup și e foarte faină pentru situații când se pun bani la comun sau când cineva avansează toate cheltuielile într-o acțiune și apoi trebuie făcute calculele, și se numește Splitwise.
Trello – organizare de sarcini
Să începem cu Trello – aplicația pentru gestionat instanțele diferitelor procese (lucruri de făcut, sarcini, task-uri, cum le ziceți fiecare). Pleacă de la o structură simplă pe care o puteți folosi după ce reguli vă stabiliți și are oarecare inspirație din Kanban, un sistem de planificare și management folosit, în diferite variante, în producție.
Conceptul general este următorul:
- toate lucrurile de făcut / de organizat sunt trecute pe „cartonașe” sau „card-uri”, sunt grupate într-un „board” și împărțite în coloane, care de cele mai multe ori vor simboliza starea curentă a sarcinilor respective (de exemplu: Idei, În lucru, Terminate, de propus pentru AG). De obicei vom organiza coloanele într-o succesiune logică, în așa fel încât cele mai multe card-uri vor trece de la stânga spre dreapta.
- în interiorul coloanelor, ordinea cartonașelor se poate schimba și îi poate fi atribuită o anume semnificație (frecvent, cele de mai sus sunt mai importante / urgente)
- card-urile pot fi mutate liber de oricine mai sus sau mai jos sau între coloane. Regulile pentru când și unde se mută task-urile, și de către cine sunt la latitudinea utilizatorilor.
Fiecare reprezentare a unei sarcini în Trello – cartonașul:
- poate avea unul, niciunul sau mai mulți responsabili (care sunt adăugați anterior la board)
- poate de asemenea să aibă una, niciuna sau mai multe etichete colorate, care sunt definite de voi (de exemplu: departamentele implicate, tipul de sarcină sau prioritățile strategice de care ține)
- poate avea un deadline. Deadline-urile vor genera alerte când se apropie. Un task poate avea un singur deadline la un moment dat
- are loc pentru comentarii și discuții, liste cu bife pentru lucruri de făcut, atașamente (fișiere până în 10 MB sau link-uri, inclusiv suport special pentru fișiere Google Docs)
Pentru că atunci când colaborezi cu mulți oameni pe același board la multe sarcini, coloanele se umplu repede cu lucruri de făcut, există o funcționalitate care permite afișarea doar a acelor sarcini care au anumiți responsabili și / sau sunt marcate cu o anumită etichetă, sau care au un deadline care se apropie. Astfel e foarte de simplu (trei click-uri), spre exemplu, să găsești sarcinile care țin de tine și al căror deadline se apropie.
Am folosit Trello în mai multe situații cu rezultate destul de bune, de aceea m-am gândit să vi-l propun și vouă. Mai jos, câteva scenarii în care am folosit / folosesc Trello:
- organizarea ideilor pentru publicarea memoriilor bunicului meu
- organizarea unora din proiectele software personale (mici) la care lucrez, unde coloanele sunt Idei, Iterația următoare, Iterația curentă (în lucru), Terminate, iar etichetele descriu tipul de muncă de făcut sau componenta / componentele din proiect de care ține. În proiectele astea sunt multe idei și puține persoane implicate, care de cele mai multe ori contribuie cu idei sau cu probleme identificate
- organizarea UP17 / UP18: proiecte mai ample, cu echipă de 10+ oameni în coordonare. Pentru UP17, board-ul are coloanele Idei, De făcut, În lucru, Blocate, Terminate, Am renunțat. Un exemplu de reguli aici a fost că toate lucrurile intră pe board la una din primele două coloane, iar după finalizarea proiectului toate trebuie să fie într-una din ultimele două coloane.
- organizarea lucrurilor de făcut în Centrul Local – pentru că avem multe părți în mișcare în Centrul Local care trebuie coordonate prin diferite canale de comunicare, de diferite persoane, din cel puțin trei orașe dacă nu mai multe, am început să trecem toate lucrurile pe care le avem de făcut pentru Centrul Local într-un board, la care adăugăm, cu explicațiile necesare, pe toți aceia care contribuie la rezolvat lucruri în Centrul Local.
Pentru a le prezenta despre ce e vorba, am conceput și un mic text pe care-l trimitem tuturor celor pe care avem nevoie să-i adăugăm la board, ca să le explicăm ce-i de făcut. Deși presupun că acest articol va deveni o sursă de informare mai bună în cazul în care doriți să implementați Trello, puteți citi și adapta scrisoarea noastă de aici.
Trello are variante pentru web, pentru mobil / tabletă (doar iOs și Android) și varianta pe care v-o propun este gratis (există și mai multe variante plătite, dar cel puțin pentru ce vă propun aici nu își merită banii).
Ca să vă faceți cont, porniți de aici.
Splitwise
Am dat de Splitwise când aveam de împărțit niște cheltuieli în părți inegale și mai multe persoane avansaseră deja niște bani. Situația se poate rezolva cu un Excel / Google Spreadsheet, dar pe măsură ce se adaugă situații formulele devin complicate.
Când mă gândeam că ar fi fain să scriu eu o aplicație care să facă asta am găsit-o însă pe asta. Cu versiuni pentru web si pentru mobil, scopul ei e simplu: să facă împărțitul cheltuielilor o problemă supersimplă și transparentă.
Poți să îți creezi „grupuri”, care pot fi de fapt evenimente la care cheltui bani împreună cu grupul sau locuri unde cheltui bani. Spre exemplu, am folosit Splitwise când am avut de împărțit cheltuielile pentru excursia la Praga de am făcut-o luna trecută (vine și un post despre ea), dar îl folosesc și pentru cheltuielile de la apartamentul unde locuiesc împreună cu un prieten.
Persoanele pe care le adaugi pot fi doar niște nume, dar dacă le adaugi adresa de email și își fac și ei cont pe Splitwise, conturile lor primesc direct cheltuielile pe care le-ai introdus până atunci, și pot contribui și ei.
Cheltuielile pot fi împărțite egal sau inegal între membrii grupului, cu procente sau părți (gen 2 din 13 părți). Dacă ați moștenit ceva într-o familie mai mare știi despre ce vorbesc …
De asemenea, atunci când primești bani înapoi sau când dai bani înapoi (deci se acoperă o datorie), se poate înregistra și lucrul ăsta, în așa fel încât poți să știi oricând cât mai ai de dat / de primite și la / de la cine :)
Cum la cercetași de multe ori se avansează bani de câte unul-altul în grup în timpul unei acțiuni, întrevăd multe scenarii la care poate fi folosită :)
Voi ce aplicații mai folosiți? Ce putem recomanda altor cercetași, altor patrule, Centre Locale sau, de ce nu, nivelului național, pentru eficientizarea lucrurilor pe care le avem cu toții de făcut?
(Cover photo de Mihaela Ciobanu, din Amazonia 2015)