Amendamente pentru Politica Safe from Harm

Am mai scris despre Politica de siguranță în activități cercetășești – și probabil că o să mai scriu, pentru că e ceva nou pentru organizația noastră și în mod cert sunt multe lucruri pe care trebuie să ni le lămurim ca să știm cum să o aplicăm bine și eficient, într-un fel în care să genereze un surplus de siguranță pentru toată lumea, fără să ne blocheze activitatea.

În noiembrie anul trecut, la Adunarea Generală, Centrul nostru Local a propus o serie de amendamente la Politica Safe from Harm menite să ne asigurăm că vom putea să o respectăm din momentul adoptării. În pregătirea susținerii Politicii și a acestor amendamente, am agreat cu echipa Safe from Harm că vom continua să lucrăm în perioada imediat următoare AG la două lucruri, care nu mai puteau fi adăugate în politică atunci (din cauza termenelor limită):

• adăugarea unui set de principii în Politică care să ghideze dezvoltarea proceduriilor și soluțiilor de implementare a ei în practică (altfel spus, să exprime acordul și mandatul AG pentru modul în care se dezvoltă procedurile SfH)
• identificarea unor soluții rezonabile pentru obținerea acordurilor parentale care să permită participarea la activități a cercetașilor minori și un mecanism coerent și practic pentru colectarea informațiilor relevante despre starea de sănătate a cercetașilor în vederea minimizării riscurilor în activități

Acum două săptămâni am ajuns la o propunere concretă pe care am trimis-o spre dezbatere Adunării Generale din aprilie, și care este aici (sau, dacă vă e mai la îndemână un format side-by-side), dar despre care aș vrea să deschid o discuție aici.

TL; DR: (too long; didn’t read)

Nu toată lumea o să aibă timp sau răbdare să citească tot articolul, am făcut un scurt clip care le rezumă.

Dacă preferi varianta text, astea-s cele două puncte esențiale cu care-ar trebui să rămâi din ce scrie mai jos:

Propunem 6 principii pentru procedurile SfH:

1. creșterea siguranței ca prioritate pentru orice procedură
2. compromisuri rezonabile pentru creșterea siguranței (efortul depus pentru implementare să fie justificat de creșterea siguranței obținută)
3. un mindset care să nu se limiteze la respectarea legii ca măsură de siguranță
4. transparență în propunerile de procedură – să putem să le vedem și să reacționăm la ele înainte să trebuiască să le aplicăm
5. pregătire pentru auditare – fiecare procedură să spună clar ce trebuie documentat pentru a-i putea evalua ulterior aplicarea în fiecare instanță
6. orice procedură trebuie scrisă în așa fel încât să poată fi aplicată din momentul în care intră în aplicare – dacă sunt excepții, ele trebuie să fie explicite și explicate

Și pentru documentele obligatorii pentru participarea în activități, ce propunem este ca:

• Părinții să fie cei care decid cât de granular vor să își ofere acordul pentru activitățile la care participă copiii lor minori
• Obținerea de informații relevante, dar reale, cu privire la starea de sănătate a cercetașilor să devină o obligație a Centrului Local și să nu se limiteze la o adeverință obținută de la medicul de familie
• Informarea corectă, completă și explicită asupra condiției fizice / stării de sănătate necesare pentru participarea la o activitate să devină, de asemenea, o obligație pentru Centrele Locale, pentru ca potențialii participanți să poată lua o decizie informată

Reiau mai jos, pe rând, argumentele noastre pentru aceste propuneri.

Principii pentru dezvoltarea procedurilor de aplicare a Politicii

Politica Safe from Harm definește principii și concepte – pentru a o pune în practică într-un mod unitar și cu cât mai puțin loc de interpetare avem nevoie de proceduri (le putem spune pași de aplicare, manual de lucru, norme, cum vreți voi). Din start, Politica a venit cu un set de proceduri care a fost agreat, în principiu de Adunarea Generală.

Așa cum am explicat și aici, procedurile ar trebuie să fie mai flexibile decât Politica și să poată fi adaptate la realitățile de care ne lovim la implementare. Mecanismele interne ale ONCR spun că procedurile sunt dezvoltate de Echipa Executivă (în cazul ăsta, de Echipa SfH) și avizate de Consiliul Director. Ceea ce e perfect OK.

Având în vedere impactul și modificările majore pe care implemetarea Politicii Safe from Harm le are și, mai ales, le va avea, asupra modului în care facem activități, noi credem că ar fi înțelept să enunțăm o serie de reguli pe care orice procedură specifică Safe from Harm ar trebui să le urmeze.

Astea sunt principiile pe care noi le propunem pentru dezbatere și decizie Adunării Generale:

Creșterea siguranței ca prioritate

Creșterea siguranței cercetașilor – este principalul obiectiv al oricărei proceduri SfH; pentru fiecare modificare de procedură, trebuie să existe un argument explicit care să arate în ce fel modificarea propusă îmbunătățește siguranța cercetașilor (sau a terților).

Compromisuri rezonabile pentru siguranță

Creșterea siguranței trebuie să fie proporțională cu efortul administrativ necesar pentru implementarea unei proceduri. Riscuri vor exista întotdeauna și procedurile trebuie făcute în așa fel încât să facă cel mai bun și mai rezonabil compromis între obiectivul de a crește siguranța (vezi principiul anterior) și efortul pe care trebuie să-l depună toți actorii implicați în implementarea unei măsuri / proceduri. 

Spre exemplu, să zicem că Organizația și-ar propune să solicite certificat de integritate comportamentală tuturor cercetașilor care au peste 18 ani, indiferent de rolul lor în cercetășie (nu spun că asta va fi soluția, doar dau un exemplu ipotetic).

Asta ar însemna că alături de lideri, eXploratorii, la data majoratului ar trebui să meargă la poliție și să-și scoată certificatul care arată că nu sunt sex-offenderi / nu au comis infracțiuni împotriva minorilor sau a persoanelor vulnerabile. În septembrie 2022, din cele peste 50 de mii de persoane înscrise în registrul special pentru astfel de infracțiuni, nu se găsea niciun minor – ceea ce ar însemna că, la majorat, obținerea acestui certificat pentru eXploratori ar fi practic un efort fără vreun efect real asupra siguranței.

Standarde înalte de siguranță

Simpla aplicare a unor prevederi legale nu este, în sine, un standard suficient de siguranță – de multe ori, legislația din România este ambiguă și departe de a fi perfectă; în timp ce toate procedurile trebuie să respecte legea din România, siguranța reală, concretă, măsurabilă a cercetașilor trebuie să primeze, și soluțiile pentru respectarea legii vor fi identificate cu acest scop în minte. 

O doctrină recurentă în legislația românească, moștenită, presupun, din alte timpuri, pare să fie asigurarea unui cadru în care cineva să poată fi tras la răspundere în caz că se întâmplă ceva rău, mai repede decât să caute să creeze siguranță pentru toți cetățenii – indiferent dacă aceștia organizează activități sau participă la ele.

Noi credem că doctrina noastră ar trebui să fie, dimpotrivă, așa cum am susținut mai sus, orientată pe creșterea siguranței ca primă prioritate.

Pentru multe din activitățile pe care le facem noi ca cercetași nu există legislație specifică – sunt multe lacune și neclarități, uneori unii dintre colegii noștri care organizează evenimente aleg să se raporteze la prevederi legale pentru situații similare, ca să aibă un termen de referință, dar în realitate multe din activitățile noastre nu se încadrează niciunde. Asta înseamnă deopotrivă că avem o formă de flexibilitate dar și o mare responsabilitate pentru regulile pe care ni le impunem și cum le respectăm.

Transparență pentru modificări

Schimbările procedurilor sunt transparente – toate modificările de cum implementăm Politica vor fi considerate decizii importante și vor trece, minimum, prin același proces de consultare ca documentele de poziție ale Consiliului Director; ideal, modificările majore de abordare în procedură vor fi dezbătute mai pe larg cu reprezentanții Centrelor Locale.

Multe din schimbările de procedură, mai ales la început, o să ne pună pe toți la lucru – Centre Locale, Echipa SfH. Credem că e important să existe un mecanism prin care, înainte să ne apucăm de implementat, cercetașii, liderii și Centrele Locale să poată să își exprime poziția cu privire la soluțiile propuse de Echipa Safe from Harm / Consiliul Director și să existe o variantă în care să se poată răspunde la ideile și îngrijorările care ar putea să apară.

Pregătire pentru auditare

Aplicarea oricărei proceduri poate fi auditată (verificată) intern (în Centrul Local) sau extern (de ONCR sau de către un terț desemnat de ONCR) – toate procedurile trebuie să includă care sunt mecanismele minime de documentare a aplicării lor, în așa fel încât să putem măsura și verifica cum se aplică.

Auditare pare un cuvânt mare, putem să îi spunem și verificare – spre exemplu, ca să putem să confirmăm / verificăm ulterior în ce măsură am îndeplinit procedura legată de principiul Never Alone, un mecanism minim de documentare ar putea fi să păstrăm, pentru fiecare activitate, lista de participanți – și să îi evidențiem pe cei care îndeplinesc criteriile definite în procedură (dacă au peste 16 ani, dacă au parcurs trainingul online pentru Safe from Harm, șamd).

Pe lângă că permite atât Centrelor Locale, cât și Organizației Naționale să poată urmări eficiența și eficacitatea propriilor reguli, astfel de mecanisme ar contribui și ca un fel de checklist – un reminder timpuriu pentru regulile pe care ne propunem să le respectăm.

Aplicare din prima zi

Toate regulile trebuie să fie aplicabile – și trebuie aplicate – din prima zi – toate procedurile și mecanismele lor de aplicare trebuie să fie explicite și formulate în așa fel încât să conțină cât mai puține zone gri și ambiguități; când sunt descoperite, în practică, neclarități la implementare, procedurile sunt adaptate pentru a include și acele cazuri. Pentru situațiile tranziționale, în care e necesar un timp de pregătire / adaptare în vederea aplicării unor mecanisme, procedura trebuie să explice cum este gestionată perioada tranzițională și care este durata ei.

Regulile făcute de dragul regulilor nu ajută pe nimeni și nu ne ajută să ne îndeplinim angajamentul de creare a unui spațiu sigur la cercetași. Pe termen lung generează frustrare și apoi mecanisme de ignorare / ocolire a lor, lucru care poate avea efectul invers celui scontat.

Principiul las’ că merge și așa este, de asemenea, unul din marii dușmani ai siguranței. De aceea atunci când alegem să ne facem niște reguli, ele trebuie să fie clare, practice și bazate pe realitate, în așa fel încât să ni le putem asuma. Dacă regulile pe care ni le asumăm sunt inaplicabile, primul lucru pe care îl vom face este să ne găsim scuze să nu le aplicăm. Și, prin puterea precedentului, dacă știm că putem să ne găsim scuze o dată, putem să o facem de fiecare dată …

Asta nu înseamnă că nu pot exista situații limită și excepții – ce propune acest principiu este ca inclusiv aceste excepții (sau limitele lor) să fie definite clar în procedură, alături de modul în care trebuie gestionate.

Un exemplu bun pentru o situație în care acest principiu ar fi fost încălcat a fost când, în noiembrie 2021, aproape am decis aplicarea politicii Safe from Harm din acel moment, în contextul în care Politica menționează obligativitatea existenței unui responsabil Safe from Harm în fiecare Centru Local, care să fi urmat cursul pentru astfel de responsabili, curs care, la momentul respectiv nu fusese introdus încă.

Documente obligatorii pentru participarea la activități cercetășești

Aici, merită să pornim cu textul curent din Politică, pe care noi am vrea să-l modificăm și să-l îmbunătățim:

V. 2. 1. Cerințe minime pentru activități 

[…] Pentru situațiile de urgență, liderii responsabili sunt la curent cu starea actuală de sănătate a beneficiarilor (lupișori, temerari, exploratori și seniori) care participă la activități, cu respectarea legislației în vigoare, referitoare la GDPR; 

Tinerii peste 18 ani (exploratori, seniori) pentru activități de minim 2 zile, hike sau activități speciale este necesar să prezinte adeverință medicală (apt pentru efort fizic sau apt pentru activitatea respectivă); 

Pentru activități de minim 2 zile, hike sau activități speciale, este necesar ca adulții să prezinte o declarație pe propria răspundere că sunt apți pentru activitatea respectivă.

și apoi,

V. 2. 3. Cerințe minime individuale pentru participarea minorilor la activități

Minori sunt toți copiii sub 18 ani care participă la activitate, fie că sunt parte din organizare sau beneficiari ai activității. Acordul parental este documentul fără de care participarea nu este permisă. Fișa medicală cu un istoric medical al minorului este utilă, mai ales în cazuri de situații extreme cum ar fi alergii, epidemii etc.

[…]

Pentru a fi siguri că suntem pregătiți pentru mai multe situații medicale, recomandăm o discuție cu părinții/tutorii legali ai fiecărui copil, pentru a afla starea curentă de sănătate a acestuia, istoricul său medical, posibilele alergii și modul în care reacționează în cazul contactului cu alergenii la care e sensibil, la medicamentele sau suplimentele pe care va fi nevoit să le ia pe perioada campului. Este util să informăm adulții sau tutorii că nu se recomandă adăugarea de medicamente în trusele de prim-ajutor personale ale copiilor, nici măcar paracetamol sau aspirină.

Cel puțin din cât am putut înțelege noi, interpetarea noastră a Politicii ne pune într-o situație pe care nu o putem susține – nici măcar pe termen scurt – una în care liderii noștri trebuie să își crească substanțial efortul pe care îl depun pentru activitățile obișnuite din programul cercetășesc, de la întâlnirile săptămânale la campul de vară, pentru a obține documente de la cercetași și de la părinți. Pe scurt, birocrație; în unele cazuri, foarte greu de justificat prin prisma siguranței (spre exemplu, declarația aceea pe proprie răspundere pentru adulți …).

Așa că înainte să venim cu o soluție, ne-am pus problema de care ar fi nevoile la care aceste reguli trebuie să răspundă și am pornit de aici:

• Vrem să știm și să putem să demonstrăm că avem acordul informat și autentificat (adică verificat de la cine vine) al  părinților (sau al persoanelor care decid, bunici, tutori legali) pentru participarea minorilor la activități
• Vrem să ne asigurăm că participanții la activitățile noastre înțeleg exact în ce constau acele activități la care-și propun să participe. Pentru asta, vrem ca ele să fie descrise într-un fel în care să le permită lor, părinților lor (pentru minori) și terților implicați în asigurarea sănătății lor (medici, terapeuți) să evalueze dacă starea lor de sănătate / condiția fizică le permite să participe la ele
• Vrem ca organizatorii de evenimente să aibă toate informațiile care ar putea fi relevante, dar doar pe acestea, despre starea generală și specifică de sănătate fizică și mintală a participanților la evenimentele respective

Informarea obligatorie cu privire la activitate

Centrele Locale (prin grija Consiliului Centrului Local și a liderilor de unitate) și organizatorii de evenimente, indiferent de situație, au obligația să se asigure că participanții la activități cercetășești și, în cazul minorilor, și părinții acestora, sunt informați, în timp util, cu privire la natura activității, intensitatea ei și nivelul minim de pregătire necesar pentru participare. Informarea trebuie să fie suficient de detaliată încât potențialii participanți (și, în cazul minorilor, părinții lor) să poată să își asume o decizie cu privire la participare, care să ia în considerare și starea de sănătate fizică / mintală a participantului. Elementele minime specifice de informare sunt stabilite în Ghidul de proceduri. 

Pentru cercetașii adulți, înscrierea la activitate include asumarea adultului că poate participa la activitatea respectivă.

Organizatorii de evenimente pot refuza participarea unor persoane la anumite acțiuni ale unui eveniment (sau, după caz, la întregul eveniment) în cazul în care propria lor evaluare a participantului este că nu îndeplinește criteriile minime anunțate pentru evenimentul respectiv. 

Obligația Centrului Local de a cunoaște situația medicală a participanților la activități

Centrele Locale au obligația de a colecta și de a menține la zi informații relevante despre starea de sănătate a tuturor membrilor lor, cu scopul de a se putea pregăti în vederea evaluării și reducerii riscurilor referitoare la sănătate sau la alte aspecte conexe legate de sănătate. În îndeplinirea acestei obligații, Centrele Locale se bazează pe cercetași, pe părinții lor, în cazul minorilor, pe medici (în special medicii de familie) și pe orice alte persoane autorizate care contribuie la starea de sănătate a cercetașilor (psihoterapeuți, antrenori, șamd). Informațiile minime pe care Centrul Local trebuie să le aibă despre cercetași, indiferent de vârsta lor, sunt:

• Informații despre afecțiuni pe care cercetașul le are care îi pot limita participarea la unele activități sau care implică riscuri și pregătiri suplimentare în contextul activităților cercetășești în natură – boli cronice, dizabilități
• Informații despre istoricul medical al cercetașului relevant pentru activități în colectivitate și în activități cercetășești: vaccinuri, accidentări recente, sensibilități
• Informații despre alergii și intoleranțe, împreună cu modul în care se manifestă alergiile respective în cazul cercetașului
• Informații cu privire la sănătatea mintală, incluzând tulburări de neurodezvoltare și / sau comportament
• Informații despre regimuri alimentare speciale, relevante din punct de vedere medical și despre tratamente pe care cercetașul le urmează

La înscriere și apoi la începutul fiecărui an cercetășesc, Centrele Locale trebuie să colecteze de la membri (indiferent de vârstă) o adeverință de la medicul de familie prin care acesta confirmă faptul că cercetașii sunt apți pentru activități, dar și să (re)confirme cât mai multe informații din cele necesare Centrului Local. Adeverința eliberată de medicul de familie trebuie să fie cât mai detaliată din perspectiva tipului de efort și de activitate, pentru a permite apoi flexibilitate în deciziile de participare / ajustare a activităților în concordanță cu nevoile individuale ale cercetașilor. 

Organizatorii de evenimente pot solicita informații și dovezi adiționale cu privire la starea de sănătate a participanților. 

Accesul la informațiile privind starea de sănătate a cercetașilor este restricționat, ele fiind oferite exclusiv celor care au nevoie să le cunoască, doar pe perioada și doar la nivelul la care au nevoie să le cunoască. Decizia cu privire la acces este luată de organizatorul de eveniment sau de Consiliului Centrului Local, după caz. Gestiunea informațiilor medicale este detaliată în procedură.

În cazul în care apar schimbări semnificative în starea lor de sănătate, cercetașii (sau părinții lor, pentru minori) se obligă, prin semnarea adeziunii, să anunțe Centrul Local înainte de participarea la următoarea activitate.

Obținerea acordului părinților

Pentru toți minorii (persoane sub 18 ani) care participă la activități cercetășești trebuie să existe acordul părinților sau al tutorelui. Acordul părinților se obține în baza informării cu privire la activitate (cel puțin așa cum e definită în V. 2. 1) și poate fi exprimat prin semnătură olografă, prin email sau prin intermediul unor unelte alte digitale, în condițiile descrise în procedură. În oricare situații, Centrul Local sau organizatorul evenimentului trebuie să poată verifica că acordul a fost dat, efectiv, de părinte și să poată demonstra ulterior că are acordul părinților pentru participarea minorului la activitatea în cauză.

La înscrierea în organizație și la intrarea într-o ramura de vârstă nouă, părinții / tutorii minorilor semnează un acord parental general prin care părintele alege, explicit, pentru care tipuri de activități își dă acordul implicit și pentru care dorește să îi fie cerut un acord separat, explicit. Obligația de informare cu privire la activitate (de la V. 2. 1) rămâne și în cazul oferirii acordului implicit. Întâlnirile periodice ale patrulei sau ale unității sunt întotdeauna incluse în acordul parental general și nu necesită acord parental explicit. 

În faza de pregătire a oricărei activități, organizatorii trebuie să se informeze cu privire la orice tratament medical pe care cercetașul minor trebuie să-l urmeze pe perioada activității.

Concluzii și invitație la colaborare

Venim cu aceste propuneri în Adunarea Generală din 22 / 23 aprilie după o discuție internă consistentă despre cum putem contribui cel mai bine la îndeplinirea, a angajamentului Organizației pentru siguranța cercetașilor la nivel practic, în Centrul nostru Local.

Am dezbătut propunerea noastră cu Echipa Safe from Harm și am conclus că, principial, suntem aliniați, chiar dacă continuă să existe detalii asupra cărora nu ne-am pus complet de acord.

Știu că este o discuție și o propunere super-tehnică și că poate nu stârnește interesul tuturor, dar cred că e important să înțelegem că suntem toți responsabili pentru regulile pe care noi înșine ni le creăm, ca cercetași.

Este posibil ca abordarea noastră să nu fie potrivită pentru toată lumea – suntem deschiși să discutăm cu oricine și să ajutăm la introducerea unor amendamente care să îmbunătățească propunerea asta.

Dacă aveți propuneri sau chiar și doar întrebări cu privire la propunerea noastră, sunt aici să le răspund :) De asemenea, încurajez orice discuție și dezbatere pe subiectul Politicii Safe from Harm și a aplicării ei – dacă vreți să vorbim despre asta, dați-mi un semn!