Am avut de curând de scos un extras din registrul asociațiilor și fundațiilor atât pentru Centrul Local, cât și pentru Centrul Cercetășesc Nocrich și m-am gândit că, mai ales în contextul în care multe Centre Locale lucrează pentru a-și obține personalitatea juridică în perioada asta, ar fi util un ghid pentru cum se obține și la ce-i bun extrasul ăsta.
O dată, ce este: spre deosebire de societățile comerciale, care se înregistrează la Registrul Comerțului (a cărui prescurtare este, confusingly enough, ONRC), informațiile pentru asociații și fundații sunt ținute a judecătoria de care aparțin. În timp ce orice informații despre societăți comerciale pot fi solicitate online de la Registrul Comerțului, inclusiv direct de către bănci, pentru informațiile din registrul asociațiilor și fundațiilor trebuie făcută o cerere la judecătorie, care apoi eliberează pe hârtie acest extras.
Extrasul este forma general acceptată prin care membrii Consiliului Centrului Local pot să-și dovedească rolul, pentru că este emis de o autoritate publică și nu de asociație (spre deosebire de Procesul Verbal al Adunării Generale sau Hotărârile ei).
Extrasul conține informații despre asociație și modificările juridice prin care a trecut – cine sunt reprezentanții legali, care sunt organele de conducere și de control și din cine sunt formate, când s-a schimbat statutul, dacă este sau nu filială a unei alte asociații, ș.a.m.d.
Unul din cele mai comune situații în care avem cu toții nevoie de acest extras este actualizarea periodică (mai nou, anuală) a datelor asociației la bancă. Alt motiv comun pentru care avem nevoie să scoatem un extras este să confirmăm că, în urma schimbării componenței Consiliului Centrului Local sau a Comisiei de Cenzori, Registrul a făcut schimbările corect și complet (pentru că se actualizează manual și nu e neauzit să apară erori / scăpări).
Cum se obține?
Este nevoie de o cerere și de plata unei taxe.
Atașez aici un model de cerere (format .odt, format .docx). Dacă altcineva decât președintele / persoana îndreptățită să semneze cererea (reprezentantul legal) va ridica extrasul de la judecătorie, atunci e bine să menționați și asta în cerere, și, eventual, să îi faceți o delegație (docx / odt).
Poate fi util să treceți numărul de dosar în cerere / în subiectul emailului, ca să fiți mai ușor de identificat. Numărul de dosar va fi pe ultima încheiere pe care ați primit-o de la judecătorie (cea de înființare sau unele despre actualizări) și are un format gen număr/număr/an (de exemplu 3298/176/2021). Dacă nu aveți numărul dosarului, puteți nota numărul de înregistrare al asociației în registrul asociațiile și fundațiilor (atenție, nu codul fiscal, judecătoria nu are treabă cu codul fiscal. Numărul ăsta apare pe certificatul pe care l-ați primit de la judecătorie la înființarea asociației).
Apoi, trebuie plătită o taxă. Taxa se plătește la direcția taxe și impozite la primăria localității unde este înregistrată asociația. A nu se confunda cu localitatea unde este judecătoria – nu toate localitățile au judecătorie. Spre exemplu, pentru Centrul Local am plătit taxa la Primăria Municipiului Alba Iulia, unde e și judecătoria, dar pentru Centrul Cercetășesc Nocrich am plătit-o la Primăria Comunei Nocrich, în timp ce judecătoria este la Agnita.
Multe din primăriile din țară permit plata acestei taxe prin ghiseul.ro. Taxa se numește taxă de timbru judiciar și atât la judecătoria Alba Iulia cât și la judecătoria Agnita ea este de 1 leu / exemplar. Am auzit de cazuri la București unde se cere 1 leu / pagină, motiv pentru care poate că e sănătos să sunați la registratura judecătoriei la care faceți cererea ca să întrebați exact ce sumă să plătiți. Cei de la primărie nu o să știe, ei doar taie chitanță pe suma pe care le-o spuneți voi.
Apoi cererea semnată și chitanța, scanate, le puneți într-un email către judecătoria de care aparține filiala. Adresa de email este cu @just.ro la sfârșit și o găsiți cu un google după judecătoria + localitatea voastră (chiar dacă localitatea nu are judecătorie, tot așa o să găsiți și care-i localitatea în care aveți judecătoria). Atașez aici și un exemplu de email. Cel mai probabil nu o să primiți vreun răspuns pe email.
În cazul în care nu ați plătit prin metode electronice, judecătoria vă va cere un original al chitanței la ridicarea extrasului.
Subject: Cerere eliberare extras din Registrul Asociațiilor și Fundațiilor
Bună ziua,
Atașez o cerere pentru eliberarea unui extras din Registrul special al Asociațiilor și Fundațiilor aflat la Grefa Judecătoriei <Localitate judecătorie> pentru Asociația <Numele Complet al Asociației).
Atașez de asemenea dovada plății taxei de timbru judiciar de <suma>.
Vă rog să-mi confirmați primirea mesajului și dacă mai trebuie atașate și alte documente acestei cereri.
Vă mulțumesc,
<Semnătură, cu număr de telefon>Oficial, termenul pentru eliberarea extrasului este de 3 zile, dar în funcție de judecătorie el se poate elibera chiar și în aceeași zi. Pentru a evita să mergeți acolo degeaba, e sănătos de dat un telefon la registratura judecătoriei pentru a verifica dacă extrasul e gata. E de avut în vedere că, cel puțin pe unde-am fost eu, programul registraturii este scurt toată săptămâna (8 – 13).
Îi sunt recunoscător lui Cătă Răzăilă, care m-a învățat cum să-l obțin eu (ca să nu-l mai bat pe el la cap :P).
Pentru că practica sistemului judiciar din România nu e uniformă, s-ar putea să nu aveți succes urmând pașii de mai sus – și aș fi recunoscător dacă, după ce reușiți să obțineți extrasul mi-ați da un semn aici ca să actualizez informația asta și pentru alții :)