Acum mai mulți ani, Cercetașii României și-au asumat o direcție strategică prin care toate grupurile de cercetași urmează să aibă personalitate juridică proprie (ca filiale) – practic, au responsabilitatea juridică a tuturor acțiunilor lor și toate avantajele care vin cu asta, fiind în același timp conectate de organizația națională.
Pentru că, prin grupul de cercetași din care fac parte am câștigat ceva experiență în avantajele pe care le au filialele, m-am gândit că ar fi util să scriu câteva articole ca să explorez oportunitățile și beneficiile care vin la pachet cu calitatea asta de filială cu personalitate juridică a Cercetașilor României.
În acest prim articol, aș vrea să explorez unele din mecanismele de care dispunem ca să strângem donații la evenimentele pe care le organizăm sau la care participăm. Nu mă refer la partea de cum îi convingem pe oameni că suntem o destinație de încredere pentru generozitatea lor, ci mecanismele efective prin care putem să facilităm transferul banilor de la donatori la noi.
Soluțiile de mai jos nu sunt specifice cercetașilor și pot fi aplicate, evident, și de alte asociații.
Pentru partea de cum ajungem la donator și cum îl convingem, există destul de mult know-how și exemple de bune practică la Cercetașii României și putem aborda separat subiectul cu altă ocazie. FundraisingLab are o colecție de clipuri în care trec în revistă diferite metode de fundraising pe tiktok sau pe insta.
Cutia pentru donații
Sunt situații în care suntem prezenți fizic într-un loc și vrem să strângem donații. Un exemplu la îndemână, care a și inspirat articolul ăsta, este Ordinul Cadoului Fermecat, în care cercetașii împachetează cadouri în centre comerciale și primesc donații de la cei care sunt recunoscători pentru sprijinul pe care îl primesc.
În astfel de situații, dacă am primi banii de la direct de la donatori, ar trebui să tăiem o chitanță individuală pentru fiecare donator, care este un proces relativ complicat: cere timp, necesită un minim training pentru toți cei care trebuie să elibereze chitanțe și necesită un tip de interacțiune a donatorului cu cercetașul în care i se cere numele, ceea ce schimbă dinamica dintre cei doi.
O soluție pe care o folosim într-o astfel de situație este cutia pentru donații, o cutie făcută dintr-un material rigid, cu o încuietoare și o fantă pentru bani. Donatorii pot pune acolo banii, anonim – nu știm cine și cât pune, și asta ajută în dinamica cu donatorii.
La sfârșitul acțiunii, cutia este deschisă de două persoane desemnate special pentru asta, care întocmesc un proces verbal care să ateste care a fost suma de bani din cutie și se taie o chitanță pe toată suma în așa fel încât suma să intre contabil în casa filialei.
Un exemplu de astfel de proces verbal, aici.
O altă problemă pe care o rezolvă cutia pentru donații este că limitează asimilarea acțiunii pentru care primim donații cu prestarea de servicii contra cost. Dacă am zice că împachetăm cadouri, donație de 20 de RON / bucată, e greu de argumentat că nu mascăm prin donație un serviciu comercial, care este văzut altfel și de potențialii donatori, dar și de stat. Dar dacă folosim o cutie pentru donații anonime, persoanele pot pune oricât doresc, inclusiv nimic – și ăsta e un aspect cheie, pentru că subliniază delimitarea de acțiuni comerciale.
POS pe Centrul Local pentru primit donații cu cardul
Tot mai des întâlnim la evenimente persoane care ar vrea să ne doneze banii cu cardul – deseori pentru că nu mai au cash sau nu mai folosesc cash, nu au mărunt sau nu au sume fixe.
Soluția cea mai la îndemână este un POS, care (în versiunea scurtă) e un dispozitiv care citește cardul donatorului și virează suma agreată în contul filialei. În oferta Băncii Transilvania, care este banca pe care grupurile de cercetași o folosesc, sunt două variante – un dispozitiv dedicat, care are inclusiv acea imprimantă termică cu care se scoate chitanța, și o variantă software, care se poate instala pe orice telefon cu Android.
Noi am considerat că varianta software are cel mai mult sens pentru noi, pentru că e mult mai ușor de transportat, nu are consumabile, nu necesită service, și pare cumva o soluție simplă și elegantă pentru primirea donațiilor. Este, de asemenea, și considerabil mai puțin costisitoare (5 lei pe lună vs 50 de lei pe lună). Plus că oricum aveam un telefon cu număr al Centrului pe care îl folosim pentru campuri.
Indiferent de opțiune, trebuie semnat un contract cu banca / furnizorul – de către reprezentantul legal (șeful Centrului Local). BT are în fiecare județ o persoană desemnată pentru POSuri, al cărei număr noi l-am obținut din agenția cu care lucrăm, și am clarificat toate detaliile cu această persoană la telefon. Apoi documentele au fost pregătite de ei și Șeful Centrului Local a mers fizic la bancă și a semnat.
Tehnic apoi procedura este relativ simplă, se primesc niște coduri prin SMS pe numărul declarat în contract, se instalează aplicația, se introduc codurile respective în ecranul de configurare, și gata, se pot încasa bani.
Atenție! Noi aveam pe telefon activat meniul acela ascuns de „development”, și aplicația a refuzat să accepte codurile până când nu le-am oprit, dar cu această excepție nu am avut alte probleme, și personalul BT a fost eficient și de un real ajutor în rezolvarea problemei.
Banca deschide un cont separat pentru fiecare POS pe care îl operați, banii donați merg în acest cont, și la un moment dat (o dată pe zi?) sunt mutați automat în contul curent.
Mai a rămas de lămurit problema contabilă – în mod obișnuit, POSurile sunt legate de vânzarea unui produs sau a unui serviciu și tranzacția prin POS trebuia neapărat însoțită de un bon fiscal emis de o casă de marcat pentru lucrul care a fost vândut. În situația noastră, noi nu vindem nimic – așa că ce am făcut a fost să facem o decizie a Consiliului Centrului Local (Consiliul Director al filialei) prin care stabilim că toți banii încasați în contul POSului vor fi exclusiv donații – și vor fi înregistrați contabil ca atare.
Un model de decizie de Consiliu Director / Consiliu de Centru Local aici.
Pentru că nu am reușit (încă) să clarificăm dacă putem folosi bonuri fiscale pentru încasarea de contribuții sau cotizații, dar și pentru că casele de marcat vin cu complicații și costuri considerabile, nu am găsit (încă) o variantă în care să folosim POSul și pentru alte lucruri – pentru că ar trebui să avem un sistem robust prin care să legăm tranzacțiile de pe POS de semnificația lor. S-ar putea ca eliminarea recentă a obligației emiterii bonului fiscal la plata cu cardul să schimbe în viitor lucrul ăsta.
Cercetașii din Alba Iulia au folosit astfel POSul să primească donații de mai mult de 1000 de lei anul acesta la Ordinul Cadoului Fermecat, justificând astfel și doar prin această acțiune individuală efortul administrativ pentru instalarea inițială (chit că noi am folosit în ultimele 6 luni POSul și pentru alte donații).
Am repetat aceeași experiență și la Centrul Cercetășesc Nocrich, unde primim deseori donații de la turiștii care ne vizitează, pe același model.
Dacă căutați să folosiți soluțiile astea și vă pot ajuta, dați-mi un semn.
Ce alte soluții folosiți pentru a putea primi donații la evenimente în acțiunile voastre?