În continuarea seriei de articole despre avantajele de a avea o filială ca entitate juridică proprie, aș vrea să explorez mecanismele prin care cercetașii (și alte asociații) pot să colecteze donații (dar și cotizații și contribuții) online prin plata cu cardul.
Există, desigur, o multitudine de soluții tehnice pentru asta, dar eu vreau să vorbesc despre unele care ne sunt mai la îndemână. Spre exemplu, un programator priceput ar putea face repede o integrare cu Netopia, un procesator de plăți din România, pentru donații. ScoutShop folosește Netopia pentru a procesa plăți cu cardul, spre exemplu. Există și alte soluții gata de integrare, cum este cea de la OneKind / Galantom, pe care de altfel o folosește și site-ul Cercetașilor României.
În timp ce am organizat o campanie de donații acum doi ani prin Cercetașii României pe Galantom pentru Centrul Local și lucrul ăsta este posibil, aș vrea să explorez două alte unelte – Stripe, care e un procesator de plăți și Orgo, sistemul de gestiune a membrilor la care suntem abonați și la Cercetașii României și care se integrează cu Stripe pentru a oferi posibilitatea de a încasa bani.
Donații prin Stripe
Un beneficiu adițional cu Stripe este că puteți să îl folosiți și de sine stătător, și să faceți o configurare similară, chiar dacă mai puțin configurabilă ca design, direct din contul de Stripe, cu un link de plată.
Stripe permite utilizatorilor să configureze produse și o pagină de donații, care poate arăta, spre exemplu, așa, link-uri speciale pentru contribuții de participare pentru evenimente specifice sau chiar pentru donații recurente (deși e mai mult de lucru).
Crearea contului
Din motive legale, crearea și activarea unui cont Stripe necesită o serie de informații despre asociație / filială, și despre persoanele care o conduc / iau decizii în ea, dar cu documentele pe care le aveți de la înființare / ultima actualizare a datelor la judecătorie + informațiile din bancă uteți trece prin toți pașii.
După ce contul este validat, puteți testa că totul merge bine și apoi să comutați din modul „test” în modul „production”.
Cod fiscal intracomunitar pentru Stripe
Deși are avantajul de a funcționa fără a necesita și alte integrări, una din provocările utilizării platformei Stripe în România constă în gestiunea contabilității plăților care vin prin Stripe. Sunt două aspecte care necesită atenție:
Clarificarea plăților individuale – ca toți procesatorii de plăți, Stripe nu transferă individual fiecare plată făcută către voi în contul configurat, ci face un decont la o anumită perioadă de timp (sau la o anumită sumă). Pentru că extrasul de cont apoi nu înregistrează individual sumele primite, contabilul vostru o să aibă nevoie de un raport din Stripe cu privire la fiecare din sume. Un astfel de raport se poate scoate din Stripe de aici, și apoi puteți alege coloanele de care aveți nevoie (data, nume, descriere, suma)
Codul fiscal intracomunitar – Stripe reține sub formă de comision o sumă fixă + un procent din fiecare plată pe care o procesează. Când virează banii în conturile noastre, Stripe reține suma respectivă, și emite lunar o factură pentru comisioanele reținute. Din cauză că Centrele Locale nu sunt plătitoare de TVA, dar pentru că Stripe are sediul fiscal în Irlanda, pentru a putea emite această factură legal, Stripe are nevoie de un cod de TVA valid.
Pentru această situație aveți nevoie de Codul Fiscal Intracomunitar, pe care îl puteți cere la ANAF (direct sau prin contabil). Practic, o să mai aveți un cod fiscal adițional pe care TREBUIE să îl folosiți în toate tranzacțiile pe care le faceți în spațiul EU. Contabilul vostru s-ar putea să nu fie tocmai fericit, pentru că trebuie să depună declarații adiționale pentru acest cod fiscal, dar el este necesar.
Practic, furnizorul din spațiul EU va emite o factură FĂRĂ TVA (TVA 0%), iar la sfârșitul lunii contabilul depune o declarație pentru aceste sume și voi va trebui să plătiți TVA-ul la ANAFul românesc, cu % românesc, chiar dacă vor fi niște sume foarte mici.
Pentru clarificare, Codul Fiscal Intracomunitar este necesar entităților juridice care NU sunt plătitori de TVA, și care fac fie cumpără de peste 10k EUR cu produse, fie cumpără servicii, în orice cuantum. Serviciile includ orice formă de subscripție (ChatGPT, Netflix, AWS, hosting, Facebook / Instagram ads) – deci acest Cod Fiscal Intracomunitar vă este util și în alte achiziții pe care le faceți.
Atenție! Odată ce îl aveți, Codul Fiscal Intracomunitar trebuie folosit și la cumpărarea de produse din spațiul european (chiar dacă sunt sub 10k EUR) – sunt site-uri populare în România care sunt operate de companii înregistrate în alte țări EU (4camping.ro, spre exemplu, sau suficient de mulți dintre sellerii de pe marketplace-ul emag.ro), cu care va trebui să vă asigurați că folosiți pentru facturare Codul Fiscal Intracomunitar.
Pentru toate tranzacțiile cu companii înregistrate în România (sau în afara spațiului european) veți folosi în continuare codul vostru fiscal obținut la înființare.
Obținerea unor reduceri pentru comisioane Stripe
Stripe are un comision standard pentru carduri din EEA (Europe Economic Area) de 1.5% + 1 RON pentru fiecare tranzacție (deci e mai avantajos să avem tranzacții mai puține și mai mari decât mai multe și mai mici). Comparativ, Netopia are un cost de 0.99% din valoarea tranzacției, fără cost fix.
Stripe oferă totuși reduceri pentru comisioane pentru ONGuri, și noi ne încadrăm în general în definiția lor de ONG. Nu am reușit încă să descoper exact care este structura reducerii, dar uite o donație procesată recent în contul nostru:
Pentru a beneficia de această reducere, trebuie trimis un email la echipa pentru ONGuri de la Stripe cu certificatul de înregistrare în registrul asociațiilor și fundațiilor atașat. Un exemplu de email, mai jos:.
Hi Stripe Nonprofit Team,
The nonprofit I represent, a group of Scouts from <localitatea Centrului Local>, Romania, has started using Stripe this year to raise funds and receive donations for our projects and activities. I've read on your website that some nonprofits might be able to receive discounted processing fees and I'd like to inquire whether we, as Scouts and an NGO in Romania, are eligible for these discounts.
Our Stripe ID is <Stripe ID>.
Nonprofit full legal name: <numele legal complet al Centrului Local>
The primary email for the account is <emailul desemnat de contact la Stripe>.
I'm attaching the document issued by the Romanian authorities that confirms our creation as a nonprofit organization.
Thank you,
<numele vostru>
Documentul pe care trebuie să îl atașați este cel intitulat Certificat de înscriere a persoanei fără scop patrimonial, pe care îl primiți de la judecătorie la înființare (e cel de o pagină, cu multe ștampile și semnături).
Stripe va verifica informațiile și vă va cere să urmăriți un link pentru a confirma că sunteți într-adevăr administratorul contului de Stripe, după care vă va confirma statutul de ONG și reducerea comisioanelor.
De notat că regulile Stripe nu permit utilizarea acestui statut / comision special dacă ONGul folosește Stripe să încaseze mai mult de 20% venituri care nu sunt asociate cu donațiile (spre exemplu, vânzarea de produse).
Orgo
Orgo este sistemul de gestiune a membrilor pe care îl folosim, cu abonament, la Cercetașii României. Una din funcționalitățile interesante ale Orgo este că se integrează cu Stripe pentru a face mai ușoară primirea de donații, campanii de crowdfunding sau încasarea contribuțiilor de participare și a cotizațiilor (modulul pentru cotizații locale este în evaluare, și toate lucrurile care țin de încasarea banilor prin Stripe necesită ca Centrul Local să fie filială și să aibă cont de Stripe).
După configurarea contului Stripe, el trebuie conectat cu Orgo, lucru care pentru noi se face exclusiv prin Biroul Național. Odată conectate Stripe cu Orgo, puteți adăuga campanii și prețuri ca Produse (asta-i terminologia Orgo) aici.
Pentru fiecare Produs, fie el o campanie sau un camp, puteți adăuga diferite niveluri de preț (diferite contribuții de participare, sau diferite sume recomandate pentru donații). Există mai multe configurări pentru lucruri utile, cum ar fi:
- posibilitatea de a restricționa pagina doar pentru cercetași (cu conturi Orgo) – utilă practic la încasarea unor contribuții pentru evenimente care sunt pe bază de invitație
- posibilitatea activării încasării recurente
- posibilitatea setării unei alte sume (utilă pentru donații)
- configurarea unei campanii de fundraising / crowdfunding (setarea unei ținte de sumă și de dată, pentru a avea pe pagina Produsului o informare despre statusul campaniei
Mai sunt o serie de configurări care fac funcționalitatea asta adaptabilă la tot felul de situații și cerințe legale:
La final de lună, rapoartele pentru contabilitate le putem scoate tot din Stripe, așa cum am descris mai sus.
Altele
Există multe alte metode de a încasa donații, cotizații și contribuții online, și eu cred că putem avea unelte și mai bune inclusiv pentru cercetași, dar am descris aici mecanismele pe care le-am folosit până acum cu succes și care țin exclusiv de filială.
Două alte metode de investigat pentru strângere de fonduri pentru cercetași:
- GalantOm, unde puteți face campanii de strângere de fonduri online fie prin contul deja existent de la Cercetașii României, fie prin deschiderea unui nou cont pentru filiala voastră. Dezavantajul la platforme de tip GalantOm sunt că pe lângă comisioanele procesatorului de plăți, se mai plătesc comisioane și către platformă în sine.
- Platforma de donații a WOSM, unde puteți, teoretic, avea acces și la donatori alții decât pe cei pe care îi cunoașteți direct, din comunitatea mai largă a cercetașilor din toată lumea. Proiectele pentru platforma de donații a WOSM trec prin nivelul național și se primesc ca finanțare pe modelul 80 / 20 (80% din bani la îndeplinirea țintei, 20% la finalul proiectului). Deși nu are comisioane, nu am testat până acum deloc acest mecanism (pentru că în general, donatorii noștri sunt oameni pe care-i cunoaștem / la care avem acces direct).
Posibilitatea de a gestiona direct donații și sponsorizări este încă un beneficiu real al înființării Centrului Local ca filială. Cu cât e mai ușor pentru susținătorii noștri să facă o plată, cu atât mai multe donații putem obține și putem să ne susținem mai bine programul cercetășesc la nivel local.
O mini serie de articole despre unelte utile disponibile filialelor Cercetașii României (și altor asociații):
Un comentariu la „Cum putem primi plăți online la cercetași?”