Multe organizații și companii de tehnologie înțeleg că ONGurile fac un serviciu societății și își oferă produsele și serviciile gratuit sau la un preț redus pentru ONGuri în anumite situații. Una din dificultățile pe care aceste companii o întâmpină este că ele oferă servicii global și definiția legală a unui ONG depinde de fiecare țară / sistem legal în parte.
Una din soluțiile la această problemă este o organizație care se numește TechSoup. TechSoup e o organizație globală care are brațe în multe state, prin care validează statutul de ONG al organizațiilor locale. TechSoup are un braț și în România și, prin el, cercetașii (și alte ONGuri) au acces la tot felul de resurse digitale.
Contul la TechSoup
TechSoup România necesită crearea unui cont, pentru care se solicită o serie de documente:
- certificatul de înregistrare fiscală (Codul Fiscal, de la ANAF)
- certificatul de înregistrare în registrul asociațiilor și fundațiilor (documentul cu multe ștampile și semnături de la judecătorie)
- statutul filialei
- un raport de activitate pentru ultimul an
După ce creați contul și încărcați aceste documente, durează câteva zile până când cei de la TechSoup îl validează, și apoi aveți contul validat pentru o perioadă de 5 ani.
Ce ne oferă TechSoup
Este o listă întreagă de produse și servicii pe care le putem accesa prin TechSoup, gratuit sau cu costuri (foarte) mici. Câteva lucruri pe care le-am testat și le-am folosit și ne-au fost utile până aici:
Slack
Slack este o unealtă de comunicare și organizare (productivity) – un soi de Discord mai profesional, cu avantajul că este un spațiu complet dedicat organizației (filialei) care este complet în controlul acesteia. Varianta gratuită a Slack are niște limitări care par confortabile, dar ajung să te chinuie repede (spre exemplu, poți căuta doar în ultimele 10k de mesaje).
Prin TechSoup avem acces la varianta Business a Slack pentru până la 250 de useri, care în mod normal costă 8.75 USD / user / lună, și care elimină această limitare și altele.
Slack are o grămadă de funcționalități utile vieții unui grup de cercetași:
- Conversație text, video și voce, toate în același loc
- Notez posibilitatea de threading aici în mod explicit, pentru că e unul din principalele avantaje în coversația text, permițând discuțiilor să fie mai structurate (comparat cu Whatsapp, spre exemplu).
- Crearea de spații nelimitate dedicate pentru proiecte (canale) publice și private
- Documente colaborative pentru organizarea proiectelor / documentarea unor procese (Slack Canvas)
- Project Tracker (Slack Lists, listă de to do, similar cu Trello)
- Posibilitatea planificării unor remindere automate periodice
- Conectarea cu alte servicii (Google Drive, Google Calendar, ClickUp sau alte sisteme de task-uri)
Integrările și automatizările pot ajuta mult la tot felul de procese, spre exemplu noi (la Alba Iulia) avem un sistem (rudimentar) prin care primim o notificare pe Slack de fiecare dată când cineva completează un formular de 3.5% pentru noi pe redirectioneaza.ro. Sau am făcut o configurare (despre care mi-am propus să scriu) să primim o notificare de fiecare dată când ceva se schimbă într-un Google Sheet pe care îl urmărim.
Și Organizația Națională folosește Slack tot mai mult pentru coordonarea proiectelor și echipelor.
Canva
Canva este o aplicație cu multe funcționalități pentru creare de conținut grafic / video. Canva este populară și cu tinerii, are o aplicație nativă de mobil, dar merge bine și pe Desktop / în browser. Există o variantă gratuită, dar are și una plătită – Canva Pro – care dă echipei Centrului Local acces la toate funcționalitățile (cele cu coroniță):
- elementele de grafică
- mai multe fonturi
- mai multe opțiuni pentru download / export
- posibilitatea de a avea o colecție de brand (logo-ul Centrului Local și alte elemente grafice, paleta de culori), foarte util pentru a te asigura că toată lumea folosește aceleași design-uri și nu mai apare niciodată întrebarea are cineva logo-ul nostru în format bun?
- posibilitatea de a redimensiona orice design
- simplificarea lucrului în echipă (comparativ, dacă vreți, cu colaborarea în Google Drive)
- unelte adiționale bazate pe AI (generarea de imagini este inclusă în basic).
- altele
În mod normal, Canva Pro costă 120 de USD / an / user, dar prin TechSoup organizațiile non-guvernamentale primesc acces gratuit.
Similar, avem acces la Adobe Express Premium, mai puțin cunoscut dar oarecum similar cu Canva în funcții și obiective.
AWS Credits
Amazon Web Services este suita de servicii pentru internet de la Amazon. Aici intrăm deja pe un teritoriu mai tehnic, dar ideea este că AWS oferă pentru ONGuri un credit de 1000 USD / an pentru majoritatea serviciilor lor.
În timp ce e nevoie de cineva priceput să facă partea de configurare / instalare în AWS, costurile astea pot acoperi lucruri cum ar fi:
- găzduirea unui site
- găzduirea de domenii (DNS zones)
- găzduirea arhivei de fotografii a Centrului Local (deși partea de interfață ar necesita un altfel de software)
Creditul se oferă o singură dată pe an și TechSoup are un comision de aproximativ 100 de USD pentru accesul la creditul de 1000 USD. ONCR folosește, spre exemplu, acest credit pentru a găzdui site-urile nivelului național.
În trecut, TechSoup oferea 1000 USD credit și pentru Azure, care este varianta Microsoft a serviciilor oferite de Amazon, dar acum nu am mai găsit creditele astea listate în produsele oferite prin TechSoup, este posibil ca Microsoft să fi mutat asta direct în oferta lor pentru nonprofits (despre care nu mi-am propus însă să vorbesc în articolul ăsta).
Alte softuri cu preț redus sau gratuite
Sunt licențe de Windows, Office, pachete antivirus, Asana, Zoom, Adobe Acrobat Pro și tot felul de alte produse și servicii care în mod normal ar avea costuri prohibitive pentru ONGuri. Mai pun o dată lista aici.
Alte lucruri pe care le face TechSoup
TechSoup România este, la rândul lui, un ONG (o asociație) și sprijină alte asociații în procesul de digitalizare și altfel decât prin intermedierea acestei verificări de legalitate.
Spre exemplu, TechSoup oferă periodic webminare, și au un blog și un newsletter în limba română cu oportunități de digitalizare și ghiduri. TechSoup Global au, desigur, la rândul lor, mult mai multe webminare și alte resurse relevante pe partea asta de digitalizare, în limba engleză.
O mini serie de articole despre unelte utile disponibile filialelor Cercetașii României (și altor asociații):
3 comentarii la „Unelte digitale gratuite prin TechSoup”